Ne znam jeste li znali ali oko 55% zaposlenika smatra da su poslovni sastanci u njihovim organizacijama;
Previše česti, loše tempirani i loše vođeni. Ovo su takozvana tri smrtna grijeha koja pravilnim razumijevanjem sastanaka kao alata upravljanja možete sigurno izbjeći.
LOŠE TEMPIRANJE – Nemojte sastanak zakazivati za kraj radnog vremena, ako apsolutno nije potrebno. Pred kraj radnog vremena teško se koncentrirati i dati puni doprinos zajedničkom razmišljanju. Ukoliko želite ozbiljan angažman i mentalno svježe sudionike važne sastanke tempirajte u jutarnjim terminima i još bitnije – najavite ih na vrijeme. Razmislite i o trendu redovitih stand up sastanak koji se trebaju održavati svaki dan, biti kratki i fokusirani na operativne zadatke. I da… dobro je da stojite jer istraživanja pokazuju da su stojeći sastanci učinkovitiji.
PREVIŠE ČESTI SASTANCI – Na početku godine je idealno vrijeme da sve unutar organizacije obavijestite ukoliko uvodite novi protokol i pravila za vrijeme sastanaka. Ako su previše česti ili na sastancima obrađujete teme koje nisu za sastanke ili ih ne znate dobro planirati. Načelno se potrudite ne koristiti gadgete za vrijeme sastanka, točno pojasniti što je cilj i organizirati ih u grupama do maksimalno 7 osoba, ukoliko je to moguće.
LOŠE VOĐENI SASTANCI – Kada nešto ne valja, treba mijenjati stvari. Ukoliko vaši zaposlenici misle da su sastanci loše vođeni bitno je da promijenite način na koji ih organizirate. Možete u kratkoj anonimnoj anketi istražiti što ih najviše smeta i što bi željeli. Rezultate nadopunite svojim prijedlozima, sve obavijestite o novom načinu i krenite.
Nemojte zaboraviti da sastanci jesu odličan alat za kreativnost, poticanje inovacije, ali i rješavanje tekućih problema i manjih nesuglasica: upravo sastanci mogu biti odličan alat za izbjegavanje većih nesporazuma i konflikata. Koristite ih.